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15 Dicas de Ouro para Organizar o seu Evento

Atualizado: 6 de jan. de 2021

Olá! Olha, eu sei que organizar qualquer evento social não é uma tarefa tão fácil mesmo com a ajuda de cerimonialistas e produtores de eventos. Sou o Gabriel Maçã e atuo no ramo da fotografia e de eventos sociais desde os 17 anos e estou aqui para te dar umas dicas para preparar o seu casamento ou evento social e deixá-lo incrível! É uma longa estrada onde pude aprender a lidar com diversas situações durante esses anos. Quem sabe no final você fique feliz de eu ter te contato algo importante para a organização do seu evento. Vem conferir uns segredinhos do eventos sociais:




1. Família e convidados em 1º lugar

A festa é sim para você e o seu noivo(x) celebrarem o amor de vocês, mas os seus convidados são muito importantes nesse dia, então nada de lotar um salão em que as pessoas não possam ficar confortáveis. Vocês definitivamente não vão querer ter a dor de cabeça de falta de lugares, nem custos extras com buffet, ou então pessoas indo embora porque o ar condicionado não deu conta.

2. Bebidas x Garçons

Lembre-se de contratar uma equipe que possa atender a todos. Imagine que um garçom consegue atender até 50 convidados e ele ficará responsável por abastecer o copo em 5 ou 6 mesas.

Se houver bartender essa conta pode dar uma aliviada, mas não economize em coisas essenciais.

Ps: Se o seu casamento é de tarde uma dica bem legal é ter aquelas águas saborizadas espalhadas pelo local da cerimônia e salão. São super fáceis de fazer e podem ficar à disposição para o pessoal se hidratar sem a necessidade de um garçom servindo a todos.

3. Fique de olho na hora de escolher a data

Final de ano são datas extremamente disputadas. Não quer dizer que os serviços são mais caros, mas certamente você terá mais concorrência na hora de contratar fotógrafo, local e tantos outros serviços.

Às vezes feriados podem ser uma boa pedida se ele não for muito extenso e vá comprometer a viagem de alguém. Falando em viagem, se você vai se casar na praia, nesse caso faz muito sentido ser no feriado. A festa se prolonga e os seus convidados podem curtir uma viagem super gostosa para irem celebrar o seu casamento.

4. Vale pagar com o cartão de crédito?

Quer um dica de ouro? Que tal pagar com o cartão de crédito? Tô falando sério!

Essa dica só vale a pena se você tem um bom plano de recompensas. Cartões de companhias aéreas podem converter em milhas, quem sabe você não paga a passagem da sua lua de mel com elas?

Agora, se você tem #NuBank você pode pagar parcelado e adiantar as parcelas pra ter desconto além de pontuar no programa deles.

5. Quer economizar?

Não tem cartão mas quer economizar mesmo assim? Pague à vista.

Juntar o dindin mês a mês e pagar à vista é sempre uma boa opção. Vale lembrar que muitas empresas conseguem congelar o valor do serviço com 1 ano de antecedência se você pagar 30% do serviço e quitar o restante até 10 dias antes do evento. Dessa forma você não sofre com o reajuste dos valores do serviço que deseja contratar.

5. Quer economizar mais ainda?

Essa é mais difícil, mas não adianta, corte alguns convidados da lista!

Eu sei que convidar o mundo inteiro é super importante, mas será que vale a pena esse investimento? Provavelmente metade do dinheiro que você vai investir será apenas para alimentar os seus convidados. Uma mesa de 10 pessoas já faz muita diferença no orçamento final. Pode ser aquele dindin que faltava para você contratar o fotógrafo dos sonhos. E te juro que ele é mais importante que essas 10 pessoas a mais. Vai por mim!

6. Festa de Arromba

Tem convidado que é muito, mas muito, mas muito animado. Então se você já sabe que a sua festa vai ser dessas que acabam só no dia seguinte, negocie antes com os fornecedores a hora extra dos serviços. Será mais barato e evita surpresas para você e para os fornecedores.




7. Comida para os fornecedores

É importantíssimo que você sirva e zele pelos prestadores de serviço que estarão no dia do seu evento cuidando para que tudo funcione e seja perfeito. Eles precisam de energia, disposição e bom humor para horas de trabalho. Eles são as pessoas que passam a noite, dias e horas arrumando tudo com antecedência, mas servir da mesma comida pode ser caro se o buffet não der um desconto especial. Se esse for o caso, negocie com eles para um cardápio alternativo. Nada de salgados, pizza ou sanduíches!!

8. Organização pra ontem

Se você não tem o hábito de fazer contratos essa é a hora. Na verdade os fornecedores irão fornecer um próprio, mas caso algum não queira/disponibilize é bom você solicitar. É mais seguro para você e para ele também.

As duas dicas que tenho são: fique de olho em multa contratual porque há um limite de cobrança permitido por lei. E organize tudo em pastas por fornecedor. Dessa forma você não perde nada e pode ter um controle de gastos.

8. Planejamento

Chegou a hora de aprender como alocar o seu dinheiro. Defina um limite para gastar e se esforce ao máximo para manter o budget. Você pode seguir uma fórmula para te ajudar:

45~50% do seu orçamento será investido em buffet, doces, bebidas e afins;

8~10% em flores;

8~10% em vestuário;

15~20% em foto e vídeo;

6~8% músicos/dj;

2~5% cerimonialista;

2~3% presentes/lembranças (você pode optar por Cabine Fotográfica para economizar);

2~8% extras/imprevistos;

Claro que isso é só uma base... você pode ir ajustando conforme a sua necessidade, mas fuja de pacotões milagrosos.

9. Não tenha medo de perguntar

Desde o desconto, das letras do contrato, até alguma ideia mirabolante. Tem muitos fornecedores dispostos a achar uma solução exclusiva para o seu evento e isso pode ser o grande diferencial. Afinal, todo mundo vai a casamentos.

10. Take Your Time

Essa é uma expressão do inglês que diz "tome o seu tempo". Quer dizer, leve o tempo que achar necessário para organizar o seu casamento. É normal os casais se planejarem com 1 ano de antecedência, mas já tive experiências com pessoas que estavam planejando o evento para dali a 2 anos. Isso pode ser ótimo para a saúde financeira e para a escolha dos melhores profissionais. Com tempo você pode visitar mais profissionais e ouvir a opinião de pessoas que contrataram aquele fornecedor.

11. Como chegar no local?

Sei que você já mandou o convite com o endereço para os seus convidados, mas tem locais com o mesmo nome (eu mesmo, fotógrafo que estou sempre em lugares diferentes e que verifico o endereço um dia antes, já fui parar em outro salão que não o do meu casal). Para não ter erro o melhor é mandar a página do face do local, o contato da cerimonialista e o link do google maps. Dessa forma você não corre o risco de que alguém importante não apareça na hora certa.

12. Confirme na semana do evento

Não é ter desconfiança, mas mandar uma mensagem para os fornecedores na semana do evento e perguntar se está tudo certo pode ser uma boa lembrança caso algum processo, despertador ou agenda falhe. Você pode contar com a sua cerimonialista para essa função. Ela já pode passar as informações de horários, locais de montagens e outras informações pertinentes ao evento.

13. Espaço Kids

Se você tem muitos convidados com crianças é legal se preparar. Desde perguntar se o salão tem cadeirinhas suficientes, até cogitar a contratação de um recreacionista e quem sabe uma cama-elástica. Pode ser o sossego e tranquilidade da sua festa.

14. Vou escolher o vestido

Chegou a hora de escolher o vestido e eu tenho uma dica maravilhosa pra você: leve uma madrinha e a sua cerimonialista junto. Elas vão ser o seu braço direito na hora de escolher o seu vestido e darão opiniões sensatas até dicas de detalhes que você poderia deixar passar batido pela emoção do momento.

15. Vou escolher o terno

Mesma coisa do vestido, leve um amigo e a cerimonialista, principalmente para você e sua companheira(x) não ficarem descombinando.

 

16. EXTRA: Seja realista!

Está faltando pouco tempo pro seu casamento e ainda tem muita coisa pra resolver? Elimine 3 tarefas não essenciais. Algo como fechar a lista de convidados (isso se só falta um ou outro agregado que não confirmou) ou pequenas coisas que não podem ser resolvidas à tempo e dedique-se para completar tarefas mais relevantes!



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